Kreditna kartica tvrtke
Korporativne kreditne kartice su kreditne kartice izdane zaposlenicima osnovanih tvrtki koje im dopuštaju da naplaćuju svoje ovlaštene poslovne troškove - poput boravka u hotelima i avionskim kartama - bez upotrebe vlastite kartice ili gotovine. Ove kartice, poznate i pod nazivom komercijalne kreditne kartice, mogu olakšati zaposlenicima (i poslodavcima) upravljanje troškovima, a mnoge nude perkete poput čestih preletnih kilometara i pristupa salonima.
Kako djeluje korporativna kreditna kartica
Korporativne kreditne kartice dizajnirane su tako da zadovolje potrebe etabliranih tvrtki - obično onih s najmanje 4 milijuna USD godišnjeg prihoda, korisnicima kartica 15 i više, a predviđene su troškove od 250 000 USD ili više svake godine. Iako većina tvrtki, uključujući samostalne poduzetnike i vlasnike poslovnih banaka, može dobiti kreditnu karticu za male tvrtke, korporativne kartice (kao što naziv govori) rezervirane su za korporacije. To znači da tvrtka mora biti strukturirana i registrirana kao korporacija S ili C da bi bila podobna.
Glavni izdavači kreditnih kartica, poput American Expressa, Capital Onea, Citibank, Chasea i Wells Farga, nude korporativne kreditne kartice. Kartice se izdaju na temelju financijskog zdravlja tvrtke - a ne osobnih financija vlasnika. Na primjer, izdavatelji kartica mogu zahtijevati da tvrtka ima jake financijske troškove, plus dobru likvidnost i novčani tok.
Izdavači korporativnih kreditnih kartica obično žele vidjeti nedavne revidirane financijske izvještaje tvrtke, detalje o strukturi i organizaciji tvrtke, porezne podatke (uključujući savezni porezni broj) i kontakt podatke za službenika tvrtke koji je ovlašten za obavljanje poslova u ime tvrtka - kao što je vlasnik, predsjednik ili blagajnik.
Ključni odvodi
- Kreditne kartice poduzeća olakšavaju poslodavcima i zaposlenicima upravljanje troškovima.
- Korporativne kartice izdaju se većim etabliranim tvrtkama i razlikuju se od posjetnica koje su dostupne samostalnim poduzetnicima i DBA.
- Zaposlenici su važni naučiti i slijediti pravila korporativnih kreditnih kartica prije no što naplaćuju troškove.
- Ovisno o kartici, zaposlenik ili poslodavac bit će odgovorni za plaćanje računa kreditne kartice.
Poslodavac može određenim zaposlenicima pružiti korporativnu karticu kako bi mogli platiti odobrene poslovne troškove, kao što su hoteli, hrana, iznajmljivanje automobila i letova, a također mogu pristupiti gotovinom na bankomatima - i sve to bez korištenja vlastitih sredstava ili predujma tvrtke. Na kartici će biti naziv tvrtke, zajedno s imenom zaposlenika kao određenog nositelja kartice. Potpis zaposlenika nalazi se na poleđini kartice, baš kao i na osobnoj kreditnoj kartici.
Vrste korporativnih kreditnih kartica
Ovisno o vrsti korporativne kreditne kartice, zaposlenik ili poslodavac bit će odgovorni za plaćanje računa s kreditne kartice. S osobnom karticom odgovornosti, zaposlenik je odgovoran za plaćanje izdavaču kreditne kartice izravno za bilo kakve troškove, plus podnošenje izvještaja o troškovima i dobivanje naknade od poslodavca. Izdavatelj kreditne kartice provjerava zaposlenikov kredit prije nego što im daje karticu, ali to je „meko povlačenje“ koje neće utjecati na njihov kreditni rezultat.
Ako se radi o kartici korporativne odgovornosti, poslodavac plaća račun za sve odobrene troškove (iako zaposlenik može biti na udaru da izravno plati izdavatelju bilo kakve neovlaštene ili osobne troškove). Budući da je tvrtka odgovorna za plaćanje računa, izdavač kreditne kartice obično neće provjeravati zaposlenikov kredit, ali ta će osoba vjerojatno biti odgovorna za podnošenje redovitih izvještaja o troškovima, tako da tvrtka može svaki mjesec uskladiti izvještaje o karticama.
Prije nego što zaposlenik koristi korporativnu kreditnu karticu, trebao bi otkriti tko je odgovoran za plaćanje računa svaki mjesec. Ako su odgovorni, trebali bi uspostaviti sustav kako bi bili sigurni da su plaćanja na vrijeme i imaju li pri ruci sredstva za pokriće stanja.
Prednosti korporativne kreditne kartice
Ključna prednost korporativne kreditne kartice je što olakšava upravljanje troškovima - i za zaposlenike i za poslodavce. Iz poslovne perspektive, korporativna kartica omogućava poslodavcima da ograniče koliko vlasnici kartica mogu potrošiti po transakciji, po kategoriji potrošnje ili ukupno. Tvrtka također može kontrolirati gdje se kartica može koristiti, ograničavajući kupovinu na određene trgovce, vrste trgovaca i lokacije.
S gledišta zaposlenika, kartica društvene odgovornosti može značiti financijsku olakšicu, jer eliminira potrebu plaćanja unaprijed za troškove povezane s poslovanjem, a zatim čeka na nadoknadu. Dodatna je prednost što neke korporativne kreditne kartice nude elektroničko izvješćivanje o troškovima koje automatski popunjava izvješća o troškovima poduzeća informacijama o kupnji - značajka koja olakšava (tj. Manje gnjavaže) podnošenjem pravovremenih i točnih izvještaja.
Druga velika prednost je što, ovisno o poslodavcu, vlasnici kartica mogu zadržati nagrade koje zarade tijekom korištenja korporativne kreditne kartice. Na primjer, oni mogu zaraditi i otkupiti nagrade za program čestim letcima ili hotelski program za česte goste. Naravno, poslodavac može odlučiti zadržati nagrade kako bi kompenzirao godišnje korporativne troškove ili ponudio poticaje najuspješnijim zaposlenicima. Ipak, mnoge veće tvrtke omogućuju zaposlenicima da iskoriste prednosti programa nagrađivanja budući da to može poboljšati moral zaposlenika.
Osim programa nagrađivanja, mnoge korporativne kreditne kartice nude pogodnosti koje će česti putnici cijeniti, poput pristupa salonima na aerodromima (veliki plus ako putnik ima dugo odstupanje), usluge putovanja i hitne pomoći, zamjene kartice hitnih slučajeva i isplate gotovine, odricanja od oštećenja od sudara i najam automobila. Pročitajte detaljni ispis ugovora o kreditnoj kartici da biste razumjeli kako funkcioniraju ove pogodnosti. Na primjer, da biste aktivirali automatsko pokrivanje automobila prilikom iznajmljivanja automobila, vjerojatno morate izvršiti cjelokupnu transakciju s pokrivenom kreditnom karticom i odbiti odustajanje od naplate štete od sudara. Kada ste u nedoumici, nazovite broj na poleđini kartice.
Pravila poduzeća za korporativne kreditne kartice
Zaposlenici bi trebali znati politike tvrtke u vezi s korporativnim karticama od početka, kako bi izbjegli pogreške koje bi mogle voditi računovodstvenim noćnim morama ili još gore. Vlasnici kartica trebali bi se upoznati s općim zahtjevima potrošnje i izvješćivanja svoje tvrtke i saznati imaju li ograničenja potrošnje koja se primjenjuju na određene kategorije. Važno je i naučiti o svim pravilima koja se odnose na odjel ili položaj. Na primjer, rukovoditelji tvrtki vjerojatno će imati različite profile potrošnje od, recimo, srednjeg menadžmenta.
Jednom kada vlasnik kartice nauči pravila tvrtke, treba ih se držati. Ako koriste svoju karticu za kupovinu nečeg što nije odobren poslovni trošak, može ih natjerati da izgledaju loše u očima svog poslodavca - čak i ako je riječ o iskrenoj grešci. Nadalje, mnoge velike tvrtke imaju upravitelja putnih i zabavnih kartica za osoblje koje bi u bilo kojem trenutku moglo revidirati troškove zaposlenih. Važno je da vlasnici kartica koriste zdrav razum da bi odlučili je li naplata koju 100% imaju za posao. Ako ne, trebali bi ga staviti na svoju osobnu karticu i razvrstati kasnije ako osjećaju pravo na potpunu ili djelomičnu naknadu.
Da biste izbjegli računovodstvene noćne more - ili još gore - nemojte miješati osobne troškove s poslovnom potrošnjom.
Prije nego što se aktivira korporativna kreditna kartica, poslodavac može ponuditi (ili zahtijevati) osobne ili internetske treninge o korporativnim kreditnim karticama osmišljeni kako bi pomogli zaposlenicima da nauče politike. Pored toga, poslodavac može objavljivati i ažurirati pravila na svojoj intranet stranici. Uvijek je dobro biti informiran, slijediti pravila i izbjegavati raditi bilo što što bi moglo rezultirati dodatnom papirologijom ili biti tumačeno kao prijevara. Vlasnici kartica koji imaju pitanja o pravilima svog poslodavca trebaju se obratiti osobi (ili odjelu) koji upravlja programom.
Posebna razmatranja za korporativne kreditne kartice
Osim razumijevanja i praćenja politika tvrtke u vezi s ograničenjima potrošnje, vrstama troškova koji su dozvoljeni i načinom postupanja u izvještajima o troškovima, zaposlenici su važni da su svjesni da su oni - a ne njihov poslodavac - odgovorni za plaćanje računa kreditne kartice, kreditni rezultat može pasti ako zaostanu na uplatama. AmEx, na primjer, prijavljuje račune kreditnom uredu ako račun dospije u roku od 180 dana. Bilo bi dobro postaviti upozorenje e-poštom kao podsjetnik kada su te isplate.
Kao i svaka kreditna kartica, zaposlenici bi trebali s pažnjom postupati s njihovom korporativnom kreditnom karticom i čuvati je na sigurnom mjestu da spriječe krađu ili gubitak. Ako se kartica izgubi ili ukrade, treba je prijaviti što je prije moguće kako bi je kartica mogla otkazati i zamijeniti.