Ispunjavanje W-9 obrasca

Ako radite kao freelancer ili neovisni naručitelj, većina vaših klijenata trebala bi od vas tražiti da ispunite IRS obrazac W-9, Zahtjev za identifikacijski broj poreznog obveznika i potvrdu. Ovaj obrazac pomaže tvrtkama da dobivaju ključne podatke od svojih dobavljača kako bi pripremili povrat informacija za IRS. Poduzeća moraju podnijeti podatke o informacijama koristeći obrazac 1099-MISC svaki put kada tijekom godine plaćaju freelanceru ili neovisnom ugovaratelju ukupno 600 USD ili više (vidi svrhu 1099 obrazaca ).

Vaši klijenti će koristiti podatke na vašem W-9 da bi svoje ime, naziv tvrtke, adresu i identifikacijski broj poreznih obveznika (TIN) postavili na 1099-MISC koji podnose o vama. Poslat će vam jedan primjerak 1099-MISC-a IRS-u, a drugi primjerak krajem siječnja, nakon kraja porezne godine.

Ostale okolnosti zbog kojih će možda biti zatraženo da ispunite W-9 uključuju:

• određene transakcije nekretninama
• plaćena kamata na hipoteku
• stjecanje ili napuštanje osigurane imovine
• otkaz duga
• doprinosi za pojedinačni mirovinski aranžman (IRA)

(Za više informacija o njegovoj upotrebi - a kada biste trebali postavljati pitanje - pročitajte Svrhu W-9 obrasca .)

Upute za otkrivanje

Obrazac W-9 jedan je od najjednostavnijih IRS obrazaca za popunjavanje, ali ako vas porezni obrasci nerviraju, ne brinite. Proći ćemo vas pravilnim načinom dovršetka.

1. korak: unesite svoje ime kao što je prikazano u prijavi poreza. Lako, zar ne?

Korak 2: Unesite ime svoje tvrtke ili "zanemareni subjekt", ako se razlikuje od imena koje ste unijeli za korak 1. Na primjer, možda ste samo poduzetnik, ali u marketinške svrhe ne koristite svoje osobno ime kao svoje Naziv tvrtke; umjesto toga, poslujete kao "neko drugo ime". Ovdje biste unijeli to ime. Što se tiče zanemarenog dijela entiteta, ako ne znate o čemu se radi, vjerovatno niste ni jedan. Najčešća vrsta zanemarenih entiteta je jednočlano društvo s ograničenom odgovornošću. Jedini poduzetnici i S korporacije nikada se ne klasificiraju kao zanemareni subjekti.

Korak 3: Koji ste poslovni subjekt za federalnu poreznu klasifikaciju: samostalno vlasništvo, partnerstvo, korporacija C, korporacija S, zaklada / nekretnine, društvo s ograničenom odgovornošću ili "ostalo"? Označite odgovarajući okvir. Ako niste sigurni, vjerojatno ste samostalni poduzetnik, jer biste morali postati puno papirologije da biste postali jedan od drugih subjekata.

Korak 4: Izuzeci. Vjerojatno ćete ove kutije ostaviti prazne. Evo nekoliko izuzetaka:

1. Primatelji plaćanja koji su izuzeti od sigurnosnog zadržavanja, poput korporacija (u većini slučajeva), možda će trebati unijeti kôd u okvir "Izuzeti kod primatelja". Upute za obrazac W-9 navode izuzete primatelje plaćanja i njihove kodove i vrste plaćanja za koje bi se ovi kodovi trebali koristiti. Na primjer, korporacije koje ispunjavaju W-9 za primanje kamata ili dividendi upisale bi šifru "5."

2. Primatelji plaćanja koji su izuzeti od izvještavanja prema Zakonu o usklađenosti poreza na inozemne račune (FATCA) možda će trebati unijeti kôd u okvir "Izuzeće od FATCA izvještajnog koda". Nijedan od tih okvira neće se odnositi na tipične neovisne ugovarače ili slobodne radove.

5. korak: Navedite svoju adresu, grad, državu i poštanski broj. Što ako se vaša kućna adresa razlikuje od adrese vaše tvrtke? Koju adresu trebate navesti na obrascu W-9? Upotrijebite adresu koju ćete koristiti u poreznoj prijavi. Na primjer, ako ste samostalni poduzetnik koji iznajmljuje uredski prostor, ali podnosite poreznu prijavu pomoću svoje kućne adrese, unesite svoju kućnu adresu na obrazac W-9, tako da IRS neće imati problema uskladiti vaše 1099 s vašim 1040 obrascem,

Korak 6: U ovom izbornom koraku možete unijeti ime i adresu podnositelja zahtjeva. Možda biste željeli popuniti ovaj okvir kako biste vodili evidenciju kome ste upisali porezni identifikacijski broj.

Korak 7: IRS naziva ovaj dio I odjeljkom, zbog čega se trebate zapitati koji su to bili upravo oni koraci koje ste upravo završili. Ovdje morate navesti porezni identifikacijski broj vaše tvrtke, koji će biti ili vaš pojedinačni broj socijalnog osiguranja (SSN) ako ste pojedinačni poduzetnik, ili identifikacijski broj vašeg poslodavca (EIN) ako ste druga vrsta posla. Sada neke samostalne poduzetnice također imaju EIN-ove, ali IRS preferira da samostalni poduzetnici svoje SSN-ove koriste na obrascu W-9. Opet, to će vam olakšati usporedbu svih 1099 pristiglih s vašom poreznom prijavom, koju ćete podnijeti pod svoj SSN.

Što ako je vaš posao nov i nema EIN? Još uvijek možete ispuniti obrazac W-9. IRS kaže da biste se trebali prijaviti za svoj broj i u polje za TIN napisati "podneseno". Ovaj broj želite pribaviti što je brže moguće, jer, dok to ne učinite, bit ćete podložni sigurnosnom kopiji. Možete se prijaviti za EIN na web mjestu IRS-a. Pogledajte upute u nastavku za korak 8, dio II, za više detalja o oduzimanju sigurnosnih kopija.

Korak 8: U dijelu II morate potvrditi istinitost svih svojih podataka prije nego što potpišete obrazac W-9. Namjerno ležanje na poreznom obrascu moglo bi značiti da ćete morati platiti kaznu ili otići u zatvor; IRS se ne zeza. Prije potpisivanja obrasca W-9, evo izjave za koje morate potvrditi da su istinite, pod kaznenom lažnom presudom:

1. Broj prikazan na ovom obrascu moj je točni identifikacijski broj poreznih obveznika (ili čekam da mi se izda broj).

Ako ste razmišljali o korištenju "posuđenog" ukradenog ili popravljenog poreznog broja, dvaput razmislite prije nego što položite zakletvu.

2. Ne podliježem sigurnosnom zadržavanju zbog: (a) oslobođen sam zadržavanja pričuvnih pričuva ili (b) Služba za unutarnje prihode (IRS) nije me obavijestila da podliježem sigurnosnom zadržavanju kao rezultat neuspjeh u prijavljivanju svih kamata ili dividendi ili (c) IRS me obavijestio da više ne podliježem rezervnom zadržavanju.

Većina poreznih obveznika oslobođena je pričuve. Ako nemate pojma o čemu ovdje govori IRS, vjerojatno ste oslobođeni. Ako niste izuzeti, IRS će vas obavijestiti, a tvrtka koja vas plaća mora znati jer mora odbiti porez na dohodak od vaše isplate po fiksnoj stopi od 28% i poslati ga IRS-u. Uzgred, sada znate još jedan dobar razlog da ne varate svoju poreznu prijavu: možda ćete morati reći budućem klijentu o tome, a to bi moglo naterati kompaniju da dva puta razmišlja o vama. Stavka (c) u osnovi kaže da ako ste jednom bili podložni izradi sigurnosnih kopija, ali više niste, to ne morate znati.

3. Ja sam američki državljanin ili druga američka osoba.

Ako ste strani stanovnik, na čistini ste. IRS također smatra da je "osoba iz SAD-a": partnerstvo, korporacija, tvrtka ili udruženje osnovano ili organizirano u Sjedinjenim Državama ili prema zakonima Sjedinjenih Država; domaće imanje; i domaće povjerenje. Ako je vaša tvrtka partnerstvo koje ima stranog partnera, primjenjuju se posebna pravila; pročitajte o njima u uputama za W-9. Ako niste državljanin SAD-a, možda ćete umjesto toga trebati ispuniti obrazac W-8 ili 8233.

4. FATCA kod (ovi) upisani na ovom obrascu (ako postoje) koji upućuju na to da sam izuzeta iz izvještavanja o FATCA su tačni.

Vjerojatno se nećete morati brinuti zbog ovoga, što ima veze sa Zakonom o usklađenosti poreza na inozemne račune.

Još nekoliko bodova prije nego što se prijavite

Obrazac W-9 kaže da precrtate gornju stavku 2 ako vas je IRS obavijestio da trenutno podliježete pričuvnom zadržavanju jer niste prijavili sve kamate i dividende u svojoj poreznoj prijavi.

Možete precrtati stavku 2 ako ispunjavate obrazac W-9 u vezi s transakcijom nekretninama. Točka 2 se ne primjenjuje u ovom slučaju, tako da nije važno podliježete li sigurnosnom kopiju.

Ako pažljivo pročitate fini tisak u uputama za W-9, izgleda da većina ljudi uopće ne mora potpisati ovaj obrazac. Obično se morate potpisati samo ako vas je IRS obavijestio da ste prethodno naveli pogrešan TIN. Osim tehničkih podataka, osoba koja vas je zatražila da ispunite obrazac W-9 vjerojatno će ga smatrati nepotpunim ili nevažećim ako ga niste potpisali, i sretno ga pokušavajući uvjeriti u suprotno.

Vraćanje obrasca

Vratite ispunjeni obrazac W-9 tvrtki koja je tražila da ga ispunite. U idealnom slučaju isporučite ga osobno kako biste ograničili izloženost krađi identiteta, ali ova metoda često nije praktična. Mail se smatra relativno sigurnim. Ako morate poslati obrazac, trebali biste šifrirati i dokument i svoju poruku e-pošte i triput provjeriti imate li primateljevu ispravnu adresu e-pošte prije nego što pošaljete poruku. Besplatne usluge dostupne su na mreži kako bi vam pomogle u tome, ali provjerite njihovu reputaciju prije nego što im povjerite svoje dokumente.

Donja linija

Davanje točnih podataka o obrascu W-9 pomoći će da se osigura da se plaćanja koja primite - ili druge transakcije koje zahtijevaju ovaj obrazac - pravilno prijave IRS-u. Ako niste sigurni u neke stavke, kao što je pravilna klasifikacija vašeg poslovanja, obratite se svom računovođi ili drugom financijskom savjetniku.