Kako ispuniti obrazac I-9 (korak po korak)

Kad unajmite novog zaposlenika, morate provjeriti je li ta osoba legalno podobna za rad u Sjedinjenim Državama. Nakon što ponudite posao (ali ne prije), novi zaposlenik mora dokazati podobnost za rad u SAD-u popunjavanjem obrasca I-9, Potvrde podobnosti za zapošljavanje.

Kao poslodavac, vaša je odgovornost vidjeti da ovaj obrazac iz američke službe za državljanstvo i imigraciju ispunjavaju zaposlenik i vi. Zadržite obrazac sa svojim drugim evidencijama o zaposlenju - ne podnosite ga vladi.

(Više o odgovornosti poslodavaca prilikom zapošljavanja potražite u odjeljku "8 stvari koje poslodavci nisu dozvoljeni da vas pitaju.")

Ispunjavanje obrasca I-9

Obrazac I-9 osmišljen je kako bi dobio informacije od novih zaposlenika koji dokazuju podobnost za legalni rad u SAD-u. Nijedan radnik nije izuzet od potrebe za popunjavanjem obrasca.

Obrazac I-9 sastoji se od tri dijela:

1. Dio I: Zaposlenika, utvrđivanje identiteta

Ovaj dio formulara popunjava zaposlenik. Uključuje podatke kao što su puno ime zaposlenika, adresa, datum rođenja, broj socijalnog osiguranja (ako je primjenjivo), adresa e-pošte i telefonski broj (adresa e-pošte i telefonski broj nisu obavezni).

Ovaj se dio također upotrebljava za potvrđivanje - uz kaznenu laž - da osoba ima zakonsko pravo raditi u SAD-u jer:

• Građanin
• Nerezidentni državljanin Sjedinjenih Država
• Zakoniti stalni stanovnik
• Stranac koji je ovlašten za rad u SAD-u. Zaposlenik mora unijeti datum isteka ovog odobrenja, ako je primjenjivo.

Zaposlenik koji je stranac i ovlašten za rad mora upisati matični broj stranca („A-broj“ koji je jedinstveni 7-, 8- ili 9-znamenkasti broj koji je dodijeljen strancu) ili broj obrasca I-94,

Zaposlenik mora potpisati obrazac i datirati ga. Lažne izjave mogu rezultirati novčanom kaznom i / ili zatvorskom kaznom.

Nekim će zaposlenicima biti potrebna pomoć da ispune svoj dio obrasca. Ako je zaposlenik maloljetnik ili onesposobljen (ili mu je potreban prijevod), osoba koja pomaže u popunjavanju obrasca (pripremitelj i / ili prevoditelj) također mora unijeti svoje ime i adresu, kao i potpisati obrazac (također pod kaznom krivokletstva).

2. dio II: za poslodavca, pregledavanje dokumenata zaposlenika

Ovaj dio formulara ispunjava poslodavac. U njemu su opisani dokumenti koje je poslodavac pregledao kako bi potvrdio podobnost zaposlenja. Poslodavac bi trebao poduzeti ovu akciju u roku od tri dana od prvog dana zaposlenja. Poslodavac može - ali nije obvezan - stvoriti kopiju predstavljenih dokumenata.

Postoje tri popisa dokumenata koji se mogu koristiti. Vrsta korištenih dokumenata diktira dio II. Dijela koji poslodavac mora ispuniti.

Popis A: Dokumenti na ovom popisu utvrđuju identitet zaposlenika i odobrenje zaposlenja. Zaposlenik mora ispuniti jedan od sljedećih obrazaca da bi ispunio zahtjev za dokumentom:

• Američka putovnica (ili američki pasoški kod)
• Kartica sa stalnim prebivalištem („zelena karta“) ili kartica za prijavu stranaca (tehnički je zelena karta obrazac I-551)
• Strana putovnica s privremenim pečatom I-551
• Dokument o dozvoli zapošljavanja koji sadrži fotografiju (obrazac I-766)
• Za stranca koji nije imigrant ovlašten za rad: stranu putovnicu i obrazac I-94 (ili 94A) i zavjetu o strančevom neimigrantskom statusu sve dok mu nije istekao
• Putovnica iz saveznih država Mikronezije, Republika Marshallova ostrva

Popis B: Dokumenti na ovom popisu pokazuju identitet zaposlenika. Ako zaposlenik nema dokument s Popisa A, mora sastaviti jedan dokument s Popisa B, plus jedan dokument s popisa C (dolje).

• Vozačka ili osobna iskaznica koju je izdala država (pod uslovom da sadrži ID fotografije i ostale osobne podatke)
• Školska iskaznica sa fotografijom
• Registracijska kartica birača
• Američka vojna karta ili nacrt zapisa
• Lična karta vojnog ovisnika
• Kartica marketa američke obalne straže
• Indijanski plemenski dokument
• Vozačka dozvola koju je izdalo kanadsko vladino tijelo

Za maloljetnike (mlađe od 18 godina) koji ne mogu predočiti jedan od dokumenata na Popisu B, alternativni dokumenti koji su prihvatljivi za dokaz identiteta zaposlenika uključuju školsku evidenciju ili iskaznicu; klijent, liječnik ili bolnički karton; ili zapis o vrtiću ili vrtiću.

Popis C: Ovim se dokumentom utvrđuje ovlaštenje zaposlenika za rad u Sjedinjenim Državama. Ako zaposlenik ne može izraditi dokument s Popisa A, mora ga dostaviti s Popisa B i jedan s Popisa C.

• Kartica broja računa socijalnog osiguranja (osim ako na kartici piše: ne vrijedi za zaposlenje, vrijedi samo za rad s INS autorizacijom ili vrijedi za rad samo s DHS autorizacijom)
• Potvrda o rođenju u inozemstvu koju je izdalo Državno odjeljenje (obrazac FS-545)
• Potvrda izvješća o rođenju koje je izdalo Državno odjeljenje (obrazac DS-1350)
• Originalna ili ovjerena kopija izvoda iz matične knjige rođenih koju izdaje državna, županijska, općinska vlast ili teritorij SAD-a koji ima službeni pečat
• Indijanski plemenski dokument
• Lična karta državljanina SAD-a (Obrazac I-197)
• Identifikacijska kartica za upotrebu državljana sa prebivalištem u Sjedinjenim Državama (obrazac I-179)
• Dokument o odobrenju radnog odnosa izdan od strane Odjela za domovinsku sigurnost

Kao i u slučaju zaposlenika, poslodavci moraju pod lažnom lažom potvrditi da su pregledali potrebne dokumente, vjerujući da su originalni i koliko vjeruju po službenoj dužnosti, zaposlenik je ovlašten za rad u SAD-u. odjeljak za certificiranje, poslodavac mora zabilježiti zaposleni prvi dan zaposlenja, kao i ostale podatke o poslodavcu (ime tvrtke, naziv osobe koja potpisuje obrazac i adresa tvrtke).

3. Dio III: Za poslodavca prilikom ponovnog spajanja

Ovaj dio obrasca također ispunjava samo poslodavac, ali koristi se samo u slučaju ponovne potvrde prilikom ponovnog zapošljavanja zaposlenika. Ako se zaposlenik ponovno zaposli u roku od tri godine od datuma prvobitnog I-9, poslodavac može odlučiti ispuniti ovaj odjeljak ili novi I-9.

Ako je potrebno ispuniti ovaj dio, poslodavac samo navodi ime zaposlenika (ili novo ime ako je zaposlenik promijenio ime) i datum ponovnog zapošljavanja. Ako je prethodna dozvola za zapošljavanje istekla, ali je sada proširena, unesite podatke o dokumentu kojim se uspostavlja takvo odobrenje (naziv dokumenta, broj i novi datum isteka odobrenja za zapošljavanje).

Kao i u slučaju drugih dijelova, zaposlenik mora potpisati pod lažnom krivicom da smatra da je predstavljeni dokument originalan i da je zaposlenik ovlašten raditi u Sjedinjenim Državama.

Donja linija

Poslodavci moraju zadržati I-9 najkasnije tri godine od datuma zaposlenja ili godinu dana nakon datuma prestanka zaposlenja. Povremeno, savezna vlada može pregledati vaše evidencije o zapošljavanju. Ako ne proizvedete I-9, možete biti izloženi građanskim i / ili kaznenim kaznama. Više informacija o I-9 potražite u "Priručniku za poslodavce: Upute za popunjavanje obrasca I-9". Za sva dodatna pitanja o I-9 možete se obratiti odvjetniku za zapošljavanje.

(Vlasnici tvrtki također bi mogli biti zainteresirani "Ispunjavanje 1099 obrazaca" i "Popunjavanje obrasca 4562, korak po korak.")