Uvod u računovodstvene informacijske sustave - AIS

Računovodstveni informacijski sustav (AIS) struktura je koju tvrtka koristi za prikupljanje, pohranu, upravljanje, obradu, dohvaćanje i izvještavanje svojih financijskih podataka kako bi ih mogli koristiti računovođe, konzultanti, poslovni analitičari, menadžeri, glavni financijski službenici (CFO), revizora, regulatora i poreznih agencija.

Posebno obučeni računovođe surađuju s AIS-om kako bi osigurali najvišu razinu točnosti u financijskim transakcijama tvrtke i vođenju evidencije, kao i da bi financijske podatke učinili lako dostupnima onima koji im zakonito trebaju pristup - a pritom sve podatke čuvaju netaknute i sigurne,

Računovodstveni informacijski sustavi obično se sastoje od šest osnovnih komponenti: ljudi, procedura i upute, podaci, softver, infrastruktura informacijske tehnologije i interne kontrole. Pogledajmo detaljno svaku komponentu.

Uvod u računovodstvene informacijske sustave

1. AIS ljudi

Ljudi u AIS-u jednostavno su korisnici sustava. Profesionalci koji će možda trebati koristiti AIS organizacije uključuju računovođe, savjetnike, poslovne analitičare, menadžere, glavne financijske službenike i revizore. AIS pomaže različitim odjelima unutar tvrtke da rade zajedno.

Na primjer, menadžment može utvrditi prodajne ciljeve za koje osoblje može naručiti odgovarajuću količinu zaliha. Nalog za inventuru obavještava računovodstvo o novom platištu. Kada se izvrši prodaja, prodavači mogu unositi narudžbe kupaca, računovodstvo može fakturirati kupce, skladište može sastaviti narudžbu, odjel otpreme može je otpremiti, a računovodstveni odjel dobiva obavijest o novom potraživanju. Odjel za usluge kupcima može pratiti isporuke kupaca, a sustav može kreirati izvješća o prodaji za upravljanje. Menadžeri mogu vidjeti i troškove zaliha, troškove dostave, troškove proizvodnje i tako dalje.

S dobro dizajniranim AIS-om, svi unutar organizacije koja je za to ovlaštena mogu pristupiti istom sustavu i dobiti iste informacije. AIS također pojednostavljuje dobivanje informacija osobama izvan organizacije, kad je to potrebno.

Na primjer, savjetnici bi mogli upotrebljavati informacije u AIS-u za analizu učinkovitosti strukture cijena tvrtke gledanjem podataka o troškovima, podacima o prodaji i prihodima. Također, revizori mogu koristiti podatke za ocjenu internih kontrola tvrtke, financijskog stanja i usklađenosti sa Sarbanes-Oxleyjevim zakonom (SOX).

AIS bi trebao biti osmišljen tako da zadovolji potrebe ljudi koji će ga koristiti. Sustav bi također trebao biti jednostavan za korištenje i trebao bi se poboljšavati, a ne ometati učinkovitost.

2. Postupci i upute

Postupak i upute AIS-a su metode koje koristi za prikupljanje, pohranu, dohvaćanje i obradu podataka. Ove su metode ručne i automatizirane. Podaci mogu potjecati iz unutarnjih izvora (npr. Zaposlenika) i vanjskih izvora (npr., Mrežne narudžbe kupaca). Postupci i upute šifrirat će se u AIS softveru - oni bi se također trebali „kodirati“ u zaposlenike kroz dokumentaciju i obuku. Da bi bile učinkovite, postupke i upute moraju se dosljedno slijediti.

3. Podaci o AIS-u

Da bi se pohranile informacije, AIS mora imati strukturu baze podataka poput strukturiranog jezika upita (SQL), računalnog jezika koji se obično koristi za baze podataka. AIS će također trebati različite zaslone za unos za različite tipove korisnika sustava i unos podataka, kao i različite formate izlaza kako bi zadovoljio potrebe različitih korisnika i razne vrste informacija.

Podaci sadržani u AIS-u sve su financijske informacije relevantne za poslovnu praksu organizacije. Svi podaci o poslovanju koji utječu na financije tvrtke trebali bi preći u AIS.

Vrsta podataka uključenih u AIS ovisit će o prirodi poslovanja, ali može se sastojati od sljedećeg:

• prodajni nalozi
• izvodi o naplati kupca
• izvješća o analizi prodaje
• zahtjevi za kupnju
• fakture dobavljača
• kontrolni registri
• glavna knjiga
• podaci o zalihama
• podatke o platnoj listi
• Mjerenje vremena
• porezne informacije

Ti se podaci tada mogu koristiti za pripremu računovodstvenih izvještaja i izvještaja, poput starenja potraživanja, rasporeda amortizacije, probnog stanja, dobiti i gubitka i tako dalje. Imajući sve te podatke na jednom mjestu - u AIS-u - olakšava se vođenje poslovnih knjiga, izvješćivanje, analiza, revizija i aktivnosti donošenja odluka. Da bi podaci bili korisni, moraju biti potpuni, točni i relevantni.

S druge strane, primjeri podataka koji ne bi prešli u AIS uključuju zapise, dopisivanje, prezentacije i priručnike. Ti dokumenti mogu imati tangencijalni odnos prema financijama tvrtke, ali, isključujući standardne fusnote, oni zapravo nisu dio vođenja financijske evidencije tvrtke.

4. AIS softver

Softverska komponenta AIS-a su računalni programi koji se koriste za spremanje, preuzimanje, obradu i analizu financijskih podataka tvrtke. Prije postojanja računala, AIS je bio ručni, na papirnom sustavu, ali danas većina tvrtki koristi računalni softver kao osnovu AIS-a. Male tvrtke mogu koristiti Intuitove brze knjige ili računovodstvo Sage's Sage 50, ali postoje i druge. Mala i srednja poduzeća mogu koristiti SAP Business One. Srednje i velike tvrtke mogu koristiti Microsoftov Dynamics GP, Sage Group-ove MAS 90 ili MAS 200, Oracle-ov PeopleSoft ili financijski menadžment Epicor.

Kvaliteta, pouzdanost i sigurnost ključne su komponente učinkovitog AIS softvera. Menadžeri se oslanjaju na informacije koje dobivaju za donošenje odluka tvrtki, a za kvalitetne odluke trebaju im visokokvalitetne informacije.

AIS softverski programi mogu se prilagoditi tako da zadovolje jedinstvene potrebe različitih vrsta poduzeća. Ako postojeći program ne zadovoljava potrebe tvrtke, softver se također može razviti u kući sa značajnim ulozima krajnjih korisnika ili ga može razviti treća tvrtka posebno za organizaciju. Sustav se čak može prebaciti na specijaliziranu tvrtku.

Za tvrtke kojima se trguje na burzi, bez obzira na softverski program i opcije prilagodbe koje odabere posao, Sarbanes-Oxley propisi donekle će diktirati strukturu AIS-a. To je zato što SOX propisi uspostavljaju interne kontrole i postupke revizije s kojima se javna poduzeća moraju pridržavati.

5. IT infrastruktura

Infrastruktura informacijske tehnologije samo je simpatični naziv za hardver koji se koristi za rad računovodstvenog informacijskog sustava. Ionako bi većina ovih hardverskih predmeta trebalo imati, uključujući računala, mobilne uređaje, servere, pisače, zaštitnike od prenapona, usmjerivače, medije za pohranu i eventualno rezervno napajanje. Pored troškova, čimbenici koje treba uzeti u obzir pri odabiru hardvera uključuju brzinu, mogućnost pohrane i može li se proširiti i nadograditi.

Možda je najvažnije, hardver koji je odabran za AIS mora biti kompatibilan s programom koji ga planira. U idealnom slučaju to ne bi bio samo kompatibilan, već i optimalan - nespretni sustav bit će mnogo manje koristan od brzog. Jedan od načina na koji tvrtke mogu lako ispuniti zahtjeve kompatibilnosti hardvera i softvera je kupnja sustava "ključ u ruke" koji uključuje i hardver i softver koji su potrebni tvrtki. Kupnja "ključ u ruke" teoretski znači da će posao dobiti optimalnu kombinaciju hardvera i softvera za svoj AIS.

Dobar AIS trebao bi sadržavati i plan za održavanje, servisiranje, zamjenu i nadogradnju komponenti hardverskog sustava, kao i plan odlaganja pokvarenog i zastarjelog hardvera kako bi osjetljivi podaci bili potpuno uništeni.

6. Unutarnje kontrole

Unutarnja kontrola AIS-a su sigurnosne mjere koje on sadrži radi zaštite osjetljivih podataka. To mogu biti tako jednostavne kao lozinke ili složene kao biometrijska identifikacija. AIS mora imati interne kontrole radi zaštite od neovlaštenog pristupa računalu i ograničavanja pristupa ovlaštenim korisnicima, što uključuje neke korisnike unutar tvrtke. Također mora spriječiti neovlašteni pristup datotekama od strane pojedinaca kojima je dopušten pristup samo odabranim dijelovima sustava.

AIS sadrži povjerljive informacije koje ne pripadaju samo tvrtki, već i njezinim zaposlenicima i kupcima. Ovi podaci mogu uključivati ​​brojeve socijalnog osiguranja, podatke o plaći, brojeve kreditnih kartica i tako dalje. Svi podaci u AIS-u trebaju biti šifrirani, a pristup sustavu treba biti zabilježen i nadziran. Aktivnost sustava također bi trebala biti sljediva.

AIS također treba interne kontrole koje ga štite od računalnih virusa, hakera i drugih unutarnjih i vanjskih prijetnji mrežnoj sigurnosti. Također mora biti zaštićen od prirodnih katastrofa i udara struje koji mogu uzrokovati gubitak podataka.

Kako AIS djeluje u stvarnom životu

Vidjeli smo kako dobro dizajnirani AIS svakodnevno omogućuje nesmetano poslovanje ili ometa njegov rad ako je sustav loše dizajniran. Treća upotreba AIS-a je da se, kada je posao u problemima, podaci njegovog AIS-a mogu iskoristiti za otkrivanje priče o tome što je pošlo po zlu.

Slučajevi WorldCom i Lehman Brothers daju dva primjera.

Godine 2002., interni revizori WorldCom-a Eugene Morse i Cynthia Cooper upotrijebili su kompanijski AIS za otkrivanje lažnih troškova u iznosu od četiri milijarde dolara i druge računovodstvene stavke. Njihova istraga dovela je do ukidanja glavnog financijskog direktora Scotta Sullivana, kao i donošenju novog zakonodavstva - članak 404. Zakona Sarbanes-Oxley koji regulira internu financijsku kontrolu i procedure tvrtki.

Pri istraživanju uzroka Lehmanovog kolapsa, ključni je dio bio pregled njegovog AIS-a i drugih sustava podataka, zajedno sa prikupljanjem i pregledom dokumenata, te intervjuima svjedoka. Potraga za uzrocima neuspjeha tvrtke "zahtijevala je opsežnu istragu i pregled Lehmanovog operativnog, trgovačkog, procjenjivačkog, financijskog, računovodstvenog i drugih podataka, " navodi se u 2.200 stranica, devet svesaka, izvještaju ispitivača.

Lehmanovi sustavi pružaju primjer kako AIS ne bi trebao biti strukturiran. Izvještaj ispitivača Antona R. Valukasa navodi: "U vrijeme kad je bankrotirao, Lehman je održavao patchwork od preko 2600 softverskih sustava i aplikacija ... Mnogi od Lehmanovih sustava bili su skriveni, zastarjeli ili nestandardni."

Ispitivač je odlučio svoje napore usmjeriti na 96 sustava koji su se činili najrelevantnijima. Ovaj je ispit zahtijevao obuku, proučavanje i pokušaj i pogreške samo da bi naučio kako koristiti sustave.

Valukasovo izvješće također je primijetilo: "Lehmanovi su sustavi bili vrlo međusobno ovisni, ali njihove je odnose bilo teško dešifrirati i nisu dobro dokumentirali. Bilo je potrebno izvanredne napore da se ti sustavi odvoje kako bi se dobili potrebne informacije."

(Također provjerite i Studiju slučaja: Propad braće Lehman. )

Donja linija

Sve šest komponenti AIS-a rade zajedno kako bi pomogli ključnim zaposlenicima da prikupe, pohrane, upravljaju, obrađuju, dohvaćaju i izvještavaju o svojim financijskim podacima. Imati dobro razvijen i održavan računovodstveni informacijski sustav koji je učinkovit i točan neizostavna je komponenta uspješnog poslovanja.

(Saznajte kako možete dobiti posao u ovom polju, pročitajte Vodič o karijeri u računovodstvenim informacijskim sustavima .)