Savjeti za upravljanje vremenom za financijske stručnjake

Svijet financija razvio se u visoko konkurentno radno mjesto. Iako u bilo kojem danu postoje samo 24 sata, kao što kaže, vrijeme je novac. Stoga je učinkovito upravljanje vremenom konkurentska prednost za svakog financijskog stručnjaka koji želi postati produktivniji i povećati kvalitetno vrijeme izvan posla.

Međutim, postoje mnoge distrakcije koje vas mogu zadržati na poslu duže nego što je potrebno. Čitajte dalje kako biste saznali o nekim od ovih uobičajenih otpadnih sredstava i saznali više o brojnim savjetima za upravljanje vremenom zbog kojih ćete dobiti više posla u kraćem vremenu.

Crna rupa

Postoje različita vremena trošenja vremena koja mogu umanjiti produktivnost. Na primjer, stručnjaci za financije neprestano su u iskušenju da zadaju više zadataka. Pretpostavimo da ste savjetnik, a između 8:30 i 10 sati ujutro u srijedu uspijevate postići sljedeće:

• Radite na proračunskoj tablici,
• Ali stani, nakon što vas prekidaju dvije nove poruke e-pošte,
• Zatim pošaljite šest e-poruka zaredom,
• Nakon čega slijedi provjera slika s vjenčanja prijatelja s fakulteta na Instagramu,
• Zatim prihvatite pozivnicu za društveni izlet tvrtke putem Slack poruke,
• Prije upućivanja dva neočekivana poziva potencijalnih klijenata i
• Konačno su prisiljeni prekinuti slušalicu dok vaš upravitelj stane i podsjeća vas da kasnite pet minuta za sastanak osoblja.

Zvuči li to kao tipično jutro za vas? Ako je tako, a posebno ako radite u poslovnom okruženju poput privatne tvrtke ili investicijske banke, vjerojatno ste u najnižoj razini u odnosu na svoje vršnjake.

Pet ili deset godina od sada, nitko vas se neće sjećati, brinuti ili promovirati u svim užurbanim poslovima koje ste obavili. Bi li se svijetu brinulo kada bi Thomas Jefferson završio mnogo mješanja papira, ali nikada nije pomogao u pisanju Deklaracije o neovisnosti? Isto je i u vašem poslu - vaša organizacija cijeni potrebne radove i remek-djela, a ne posao.

Planiranje

Svake nedjelje popodne, upotpunite nadolazeći tjedan popis "Obaveza", po mogućnosti pomoću aplikacije ili web usluge koja se sinkronizira na svim vašim uređajima. Označite predmete koji su apsolutno kritični za vaš uspjeh u poslu i u vašem osobnom životu. One koje nisu istaknute vjerojatno su stvari koje možete delegirati, odgoditi ili ih u potpunosti izbjeći.

U financijama, kritični rezultati uključuju izvješća ili istraživanja koja moraju biti točna i podnijeti se prije roka. Vaša organizacija se bolje služi ako se usredotočite na poboljšanje kvalitete ovih izvještaja, za razliku od toga što samo radite pristojan posao na njima tako da možete osloboditi vrijeme za ne-ključne stavke (poput odgovaranja na e-poštu s malim prioritetom ili dugo sudjelovanje -ljubazni sastanak).

Slično tome, deset minuta prije odlaska s posla svaki dan, završite s popisom predmeta akcije sljedećeg dana i numerirajte ih prema važnosti i prioritetu. Opet, neprestano se pitajte sve ono što doista ne trebate raditi - stvari koje ne zadovoljavaju određeni prag produktivnosti.

(Također provjerite pronađite svoju nišu u financijskoj industriji.)

multitasking

Uspjeh u financijama svodi se na nečiju mogućnost uvijek postizanja kritičnih i neposrednih rezultata. Koje su ključne informacije i podaci na koje se oslanjaju vaši financijski menadžeri? Što možete dostaviti kako biste pomogli svojoj organizaciji i / ili klijentima da pobijede? Da li to uključuje pravodobno podnošenje revizorskog izvještaja, točne izračune neto sadašnje vrijednosti predloženog projekta ili osigurava da formule u Excelu dovode do odgovarajućih ukupnih zbrojeva?

Na kraju dana, nitko se ne brine o svim e-porukama koje ste razmjenjivali, sastancima društvenih klubova kojima ste prisustvovali ili o kronološkom podnošenju mapa u vašem kabinetu. Višekratni posao neprestano sprečava pojedince da daju najbolje od sebe na nekoliko kritičnih rezultata koje njihovi poslodavci zaista očekuju od njih.

Prvo napravite važne, teške, hitne i najvrijednije akcije. Uspjeh u financiranju može uključivati ​​jednostavnost u načinu na koji pristupate svojim zadacima. To se može činiti brutalno jednostavnim za dobro pročitanog i neupućenog nedavnog diplomca, ali radite jedno po jedno i ne zaustavljajte se dok to ne završite. Ako se vaši zadaci odnose na dugoročni projekt, nasjeckajte ga na kratkotrajne prekretnice i završite prije vremena. Kao što je rekao Henry Ford, "Ništa posebno nije teško ako ga podijelite na male poslove". Ako stvari napravite od početka do kraja eliminirate skupe neučinkovitosti, jer ćete izbjeći da stalno morate iznova započeti i ponovno izmjeriti različite, nepovezane stavke.

Ako tjedno trošite tri sata na beskorisne zadatke, to iznosi otprilike 150 sati godišnje. Vaš suradnik nekoliko stolova od vas, koji je učinkovitiji i stavlja 150 sati više godišnje, vjerojatno će uživati ​​u nekoliko promocija i povećanja plaća koje drugi nisu dobili.

(Istražite vrste poslova u financijskoj industriji s mogućnostima financijske karijere za profesionalce.)

Ulazni spremnik

Vaša poštanska pošta je glavni gubitak vremena. Ako većina vaših poruka e-pošte nije bitna za vaše trenutačne zadatke, tada sporadično ispunjavate dan informacijama o smeću.

Da biste to izbjegli:

• Postavite unaprijed određeno vrijeme za provjeru e-pošte i provjerite pretinac pristigle pošte ne više od tri do četiri puta dnevno.
• Napravite mapu nakon radnog vremena za e-mailove do kojih biste trebali doći, ali oni nisu hitni. Ova vam je mapa posebno korisna da se vratite na važne zahtjeve koji mogu pričekati nekoliko radnih dana prije nego što dobiju odgovor od vas.
• Šaljite samo najvažnije e-poruke tijekom radnog dana. Iako je važno da budete ažurirani u vašoj grupi, veliki dio vašeg vremena mogu izgubiti neiskusni ili manje disciplinirani kolege koji preplave vaš pretinac nebitnim porukama. Možete smanjiti ove vrste e-poruka tako da ne odgovarate na one koji nisu povezani sa radom.
• Ispraznite pretinac pristigle pošte prije nego što napustite posao. To možete postići stvaranjem mapa koje se odnose na projekte u koje možete parkirati e-poštu povezane sa specifičnim problemima. Ako pražnjenje pristigle pošte štedite vam vrijeme uklanjanjem neželjenih poruka iz vašeg pažnje. Ako postoje predmeti na koje apsolutno trebate obratiti pažnju u narednih nekoliko sati ili do sljedećeg dana, postavite ih u hitnu mapu.

Ostali savjeti za uštedu vremena

Pratite koliko vremena stvarno gubite

Stvorite jednostavnu proračunsku tablicu koja će vam omogućiti da unesete predviđeno vrijeme koje ste potrošili na trivijalne stvari. Radite to svakodnevno. Dok razvijate i održavate ovu naviku, trenirat ćete sebe da prepoznajete nevažne stvari dok ih susrećete.

Samo jednom obradite papirnate dokumente

Nakon obrade možete ih podnijeti, predati ili riješiti.

Izravna poruka svojim kolegama

Šetnja oko vašeg ureda ili između odjela može vas koštati nekoliko sati tjedno - a znamo koliko je to skupo godišnje. Ako nije važna ili složena stvar, upotreba izravnih poruka putem korporacijskog sustava za razmjenu poruka ili odobrene web usluge često je učinkovitiji način za brzi odgovor na mnoga pitanja.

Znajte gdje je sve u bilo kojem trenutku

To uključuje i elektroničke i papirnate informacije. Ako cijenite svoje vrijeme, ne trošite ga na stvari.

Odvojite svoje zadatke u četiri kategorije:

1. Hitno i važno - poput financijskih i računovodstvenih izvještaja sa strogim i približavanjem rokova.

2. Nije hitno i važno - kao što je umrežavanje unutar vaše grupe financija, tečajevi itd.

3. Hitno i nije važno - poput sporadičnih poruka iz pristigle pošte i "prijave rokova" za sastanke kluba.

4. Nije hitno i nije bitno - poput desetminutnih razgovora s automata, provjere fantasy nogometa itd.

(Očito biste što više dana trebali provesti u prvoj kategoriji.)

Delegat, delegat, delegat

To je ono što će vas odvojiti od paketa kako se krećete u organizaciju. Bavite se zadacima koje možete izvršiti samo vi . Kako usavršavate svoje vještine upravljanja vremenom, uskoro će vam se dodijeliti izravna izvješća. Dodijelite zadatke s kojima se ne morate sami baviti što je više moguće. Trebali biste raditi samo one stvari koje apsolutno zahtijevaju vašu pažnju ili stručnost.

Nemojte upravljati svojom osobnošću

Financijski profesionalci trebali bi posjedovati vještine upravljanja vremenom, ali također bi trebali imati vezu i dobru volju s unutarnjim kolegama i vanjskom zajednicom. Ako se fokusirate isključivo na vrijeme, možete učiniti da djelujete abrazivno, što će odbaciti mnoge ljude kad su oko vas, uključujući i postavke društvenog i poslovnog razvoja. Ako niste oprezni, zaobići ćete misleći da ste guru upravljanja vremenom, ali ćete biti potpuno nesvjesni pečata "socijalnog idiota" na čelu.

Vještine komunikacije, vođenja i poslovnog razvoja jednako su važne kao i vještine upravljanja vremenom. Kako se profesionalci u financijama kreću u karijeri, samo vještine upravljanja vremenom više im neće biti dovoljne da bi im pomogle da dosegnu sljedeću razinu (tj. Izvršnu razinu).

Donja linija

Ako cijenite svoj život, tada cijenite i svoje vrijeme. Radni život je podkomponenta šire slike vašeg života - razina doprinosa i usluge koju možete pružiti drugima ovisi o vašoj sposobnosti da najbolje iskoristite ograničeno vrijeme koje vam je dodijeljeno. Zapamtite: važne su stvari koje vaš poslodavac očekuje da isporučite po tom broju. Vaš se poslodavac ne brine mnogo o svemu ostalom, a ni vi ne biste trebali.

(Za više, pročitajte Financijska učinkovitost: Vodič za upravljanje vremenom za analitičare.)