Svrha W-9 obrasca

Tvrtke koriste IRS obrazac W-9, zahtjev za identifikacijski broj poreznih obveznika i potvrdu za dobivanje informacija od dobavljača koje angažuju kao neovisne ugovaratelje (koji se nazivaju i freelanceri). Kada poduzeće plati dobavljaču 600 ili više dolara tijekom porezne godine, mora ih prijaviti Službi za unutarnje prihode (IRS), koristeći informativni obrazac pod nazivom Obrazac 1099-MISC. Poduzeća koriste ime, adresu i broj socijalnog osiguranja ili porezni identifikacijski broj koji ugovornici pružaju na obrascu W-9 kako bi dovršili povrat informacija. Ni pošiljatelj ni primatelj ne smiju poslati kopiju IRS-u.

Tvrtke koje angažuju neovisne ugovarače ne zadržavaju porez na dohodak niti plaćaju porez Medicare ili Social Security za svoje neovisne ugovaratelje, kao što to čine njihovi zaposlenici. Umjesto toga, za te obveze odgovorni su izvođači. Međutim, IRS i dalje želi znati koliko su ti izvođači dobili da bi bili sigurni da će platiti porez koji im duguju, pa koristi obrazac 1099-MISC za prikupljanje ovih podataka. Poduzeća ne šalju obrazac W-9 u IRS.

Svrha W-9 obrasca

Podaci potrebni na obrascu W-9

Obrazac W-9 traži ime neovisnog ugovarača, naziv tvrtke (ako je drugačija), poslovni subjekt (samostalno vlasništvo, partnerstvo, korporacija C, korporacija, zaklada / nekretnine, društvo s ograničenom odgovornošću ili „ostalo”) i porezna identifikacija tvrtke broja (ili socijalnog broja, za samostalne poduzetnike koji ne koriste zasebni porezni broj).

Obrazac W-9 također traži od osobe koja ga ispunjava da potvrdi da ne podliježe rezervnom zadržavanju. Većina poreznih obveznika nije, ali ako jesu, tvrtka koja angažira neovisnog ugovaratelja morat će odbiti porez na dohodak od plaćanja tog ugovaratelja po fiksnoj stopi od 24% (za porezne godine 2018.-25.) I poslati ga IRS-u.

Kako obrazac W-9 zahtijeva uvrštavanje poreznog broja ili broja socijalnog osiguranja, osoba koja ga ispunjava i tvrtka koja prima ispunjeni obrazac moraju ga pažljivo čuvati tijekom prijenosa i nakon primitka radi zaštite od krađe identiteta.

Kad ne biste trebali ispuniti W-9

Neovisni ugovaratelj koji primi neočekivani W-9 trebao bi se ustručavati prije nego što ga ispuni i ispita ima li podnositelj zahtjeva legitiman razlog da zatraži ovaj obrazac. Financijske institucije ponekad koriste obrazac W-9 da bi zatražile informacije od klijenta kada je potrebno prijaviti dividendu ili kamate. Ovdje budite oprezni: Financijska institucija vjerojatno bi već trebala imati vaš porezni broj od otvaranja računa.

Druga situacija u kojoj trebate oklijevati prije popunjavanja obrasca W-9 je da je tvrtka koja od vas traži to vaš poslodavac, a vi biste trebali biti klasificirani kao zaposlenik, a ne neovisni ugovaratelj. Razlika je znatna.

Zaposlenik ili neovisni ugovaratelj?

Ako ste zaposlenik, vaš poslodavac će odbiti porez na dohodak, odbiti i platiti porez na socijalno osiguranje i Medicare te platiti porez na nezaposlenost na vaše plaće. Ako ste neovisni ugovaratelj, neće. To znači da ćete biti odgovorni za udio poslodavca u porezima za socijalno osiguranje i Medicare i da nećete imati pravo na naknadu za nezaposlene ako ste otpušteni.

Beskrupolozan ili financijski težak poslodavac može pokušati klasificirati zaposlenika kao neovisnog ugovaratelja radi uštede novca. Ako ste klasificirani kao neovisni ugovaratelj, porezna ušteda poslodavca će vam izvaditi iz džepa kao porez na samozapošljavanje. Također ćete biti odgovorni za izračunavanje i plaćanje procijenjenog poreza četiri puta godišnje i ispunjavanje Popisa C kada podnesete godišnju poreznu prijavu.

Nije uvijek jasno je li radnik zaposlenik ili neovisni ugovaratelj, ali općenito, što je veća kontrola tvrtke nad onim što radnici rade i kako to rade, veća je vjerojatnost da su zaposlenici. Ako vam Spideyjev osjećaj počinje grcati kada vas netko tko vas je angažirao zove neovisnim izvođačem, to je dobar znak i trebali biste dalje istražiti situaciju. Započnite preispitivanjem rasprave IRS-a o razlici između to dvoje. Ako ste zaposlenik, ispunite obrazac W-4, a ne obrazac W-9.

Evo primjera kada bi poslodavac mogao zakonito promijeniti vaš status iz zaposlenika u nezavisnog ugovaratelja. Vi ste računalni programer i obavezno ćete doći u ured od 9:00 do 18:00, od ponedjeljka do petka. Tvrtka osigurava vaš stol i vaše računalo.

Od sljedećeg mjeseca morat ćete osigurati svoje računalo. Moći ćete raditi od kuće ili na bilo kojoj udaljenoj lokaciji koju želite, a posao možete dovršiti u bilo koje radno vrijeme, sve dok se zadaci izvrše prema rasporedu i na vrijeme odgovorite na telefonske pozive i e-poruke vezane uz posao.

W-9 često postavljana pitanja

Kako mogu znati podliježem li sigurnosnom kopiju?

Je li vam IRS poslao pismo u kojem vam kaže da podliježete obveznom zadržavanju pričuvnih datoteka? To bi se moglo dogoditi ako niste prijavili sve svoje kamate i dividende na prethodnoj prijavi poreza. Ako niste primili ovo pismo i ako podnositelju obrasca W-9 navedete svoj porezni identifikacijski broj, tada ne podliježete sigurnosnom kopiji. Ako podliježete sigurnosnom kopiji, prekrižite točku dva u drugom dijelu obrasca W-9 prije nego što ga predate.

Koji je najsigurniji način za slanje obrasca W-9?

Ako možete osobno predati dokument, to je idealno. U suprotnom, jedna je mogućnost korištenje besplatne internetske usluge za šifriranje ispunjenog Obrasca W-9 i slanje e-pošte sigurnom podnositelju zahtjeva. Možete također koristiti šifriranu uslugu dijeljenja datoteka.

Druga je mogućnost da ga pošaljete putem usluge kao što su FedEx, UPS ili poštanske usluge, mada nema garancije da vaš obrazac neće biti izgubljen, ukraden ili ukrašen tijekom prijevoza.

Također nema garancije da će primatelj sigurno pohraniti obrazac čak i ako ga sigurno pošaljete, pa biste ga mogli pitati unaprijed.

Je li moj posao izuzetan subjekt?

Ako ste samostalni poduzetnik, vjerojatno to nije. Ako se radi o korporaciji, moglo bi biti ako se kvalificira za status IRS-a oslobođenog poreza.

Imam i matični broj poslodavca (EIN) i broj socijalnog osiguranja. Koji broj treba upisati na obrazac?

Ako ste samostalni poduzetnik, možete upisati bilo kojeg. Ako je vaša tvrtka LLC klasificirana kao korporacija ili partnerstvo, koristite EIN entiteta. Ako je vaša tvrtka jednočlano LLC poduzeće koje nije zanemareno, unesite svoj SSN ili EIN (a ne EIN entiteta).

Mogu li odbiti ispuniti obrazac W-9?

Naravno. Ako odbijete kao odgovor na legitiman zahtjev, klijent će odbiti porez od vaše plaće po stopi od 24%. Računovodstveni odjel također vam može nanijeti bol i reći vašem kontaktu da ne želi raditi s vama više. Poduzeća imaju velike obveze od IRS-a da nabave ispunjeni obrazac W-9 od svakoga kome uplate 600 dolara ili više tijekom godine. Nepoštivanje propisa može rezultirati novčanim kaznama.

Ako mislite da osoba koja traži obrazac nema posao koji je to tražio, odbijanje je vjerojatno dobra ideja. Ako ste zabrinuti, pitajte poreznog stručnjaka što biste trebali učiniti.

Osim klijenta, koji me može pitati da ispunim obrazac W-9?

Banka, brokerska kuća, kreditna institucija koja je otkazala dugovanje koje dugujete ili izdavač nagrade koju ste osvojili svi bi mogli tražiti. Ako ste gost na "Ellen" tijekom njene promocije "12 dana poklona", a producenti talk showa vas traže da ispunite W-9 prije nego što krenete, sa sigurnošću pretpostavite da je zahtjev legitiman. Ako primite e-poštu u kojoj piše da ste osvojili nagradu na natječaju kojeg se ne sjećate, niste možda željeli dati toj osobi W-9.

Pazite na prevare s krađu identiteta W-9. Ako primite zahtjev e-pošte za Obrazac W-9 i niste sigurni da je legitiman, kontaktirajte pretpostavljenog pošiljatelja telefonom (i ne koristi bilo koji telefonski broj u sumnjivoj e-pošti) da biste pitali je li zahtjev valjan. Napadači su sofisticirani i mogu napraviti poruku kao da je stigla iz vaše banke ili čak vašeg klijenta. A ako primite e-poštu od IRS-a, to je definitivno pokušaj krađe identiteta i e trebate proslijediti IRS ne pokreće kontakt s poreznim obveznicima putem e-pošte.

Donja linija

Obrasci W-9 namijenjeni su neovisnim izvođačima radova, koji se nazivaju i slobodnjacima. Važno je pravilno ispuniti obrazac - ali samo ako ste sigurni da je to pravi obrazac za slanje i zahtjev je zakonit.