Plan nadoknade
Općeniti pojam za nekoliko vrsta planova koji nadoknađuju zaposlenike za razne vrste troškova povezanih s radom. Ti troškovi mogu uključivati troškove liječenja, automobila, putovanja, obroka i zabave. Planove naknada poslodavci uspostavljaju kako bi im omogućili da plate točniji iznos nastalih troškova zaposlenika, umjesto da im moraju osigurati široku naknadu ili povećanje naknade da bi ih pokrili.
Razumijevanje plana nadoknade
Planovi povrata mogu biti u mnogim oblicima, kao što su planovi odgovornosti i ne-odgovornosti, povlastice za de minimis ili automobilske kilometraže i putne naknade. Zaposleni ne mogu primati osobne odbitke za troškove koji su pokriveni planom nadoknade. Zaposlenici moraju dostaviti adekvatno detaljnu evidenciju troškova putem dnevnika ili potvrda da bi poslodavci mogli odbiti povrat.
Publikacija IRS 535, „Poslovni rashodi“ kaže sljedeće: „Da bi se mogli odbiti, poslovni troškovi moraju biti i obični i potrebni. Običan je trošak koji je uobičajen i prihvaćen u vašoj industriji. Potreban trošak je onaj koji je koristan i prikladan za vašu trgovinu ili posao. Trošak ne mora biti neophodan da bi se smatrao neophodnim. "
Određene države, poput Kalifornije, zahtijevaju od poslodavaca da nadoknade razumne troškove u vezi sa radom, a bilo kakvi primljeni troškovi ne moraju biti prijavljeni kao plaće ili prihodi. No, da bi se to dogodilo, poslodavci moraju unaprijed uspostaviti pisani odgovorni plan, a zaposlenici podnose pravilno dokumentirane troškove po tom planu. Na taj se način osigurava pravilno i točno vođenje evidencije o troškovima. Mnoga poduzeća imaju računovođe i zaposlenike koji zapošljavaju račune za podmirenje troškova i osiguravaju ispravno izvještavanje i odbitke.
Podjela nekih uobičajenih primjera troškova na radnom mjestu koji zahtijevaju naknadu poslodavaca uključuje sljedeće:
- Prijevoz: Trošak bilo kojeg putovanja povezanog s radom, uključujući izdatke za vozila, obroke, smještaj, obroke i sve troškove zabave koji zadovoljavaju kriterije navedene u IRS Publikaciji 463, Troškovi za putovanja, zabavu, poklone i automobile . Veliki broj poslodavaca godišnje će nadoknaditi zaposlenima koji svoja osobna vozila koriste iz poslovnih razloga, uz standardnu kilometražu, koju određuje IRS. Primjerice, standardna savezna stopa prijeđenih kilometara za poslovanje u 2017. godini iznosi 53, 5 centi po milji. Općenito, rutinski troškovi putovanja na posao između doma zaposlenika i radnog mjesta ne smatraju se nadoknadivim.
- Potrošni materijal : Sva potrebna roba koju zaposlenik kupi može se nadoknaditi po trošku, pod uvjetom da joj se nadoknadi u skladu s odgovornim planom.
- Prehrana i zabava : Troškovi prehrane i zabave nastali u poreznoj kući zaposlenika nadoknađuju se, no samo ako dotični obroci / zabava imaju vidljive poslovne svrhe.